Netgsm HubSpot Entegrasyonu - Kurulum ve Kullanım Kılavuzu

Kullanım Amacı

Netgsm ile HubSpot entegrasyonu; HubSpot içerisinden SMS gönderilmesini, gelen SMS mesajlarının Conversations yapısına düşmesini ve mesajlaşmaların ilgili Contact kayıtları ile otomatik olarak ilişkilendirilmesini sağlamaktadır.

Bu entegrasyon sayesinde;

• HubSpot üzerinden doğrudan SMS gönderimi yapılabilir
• Gelen SMS mesajları otomatik olarak HubSpot Conversations içine düşer
• Mesajlar ilgili Contact kayıtları ile ilişkilendirilir
• Tüm SMS geçmişi CRM içinde merkezi olarak tutulur
• Satış ve destek ekipleri müşteri iletişimini tek panelden yönetebilir
• Müşteri etkileşimleri izlenebilir ve raporlanabilir hale gelir

Genel Bakış

Entegrasyon aktif olduğunda HubSpot üzerinden gönderilen ve alınan tüm SMS mesajları Netgsm altyapısı üzerinden işlenerek HubSpot içine aktarılır.

Mesaj akışı aşağıdaki şekilde çalışmaktadır;

Eşleşme Varsa: SMS mesajı mevcut Contact kaydı altında Conversation olarak işlenir.

Eşleşme Yoksa: Gelen SMS numarası ile yeni bir iletişim kaydı oluşturularak mesaj bu kayıtla ilişkilendirilir.

Gönderilen SMS mesajları ilgili contact kaydı altındaki conversation akışına otomatik olarak eklenir. Gelen SMS cevapları da aynı konuşma akışı içinde görüntülenir. Bu sayede müşteri ile yapılan tüm SMS görüşmeleri tek bir yerde takip edilebilir.

Kurulum

1. Uygulamanın HubSpot Üzerinden Kurulması

• HubSpot Marketplace üzerinden Netgsm uygulama sayfasını açınız.
• Install butonuna tıklayınız.
• Uygulamanın talep ettiği izinleri kontrol ediniz.
• HubSpot OAuth yetkilendirme adımını tamamlayınız.

Kurulum tamamlandıktan sonra uygulama HubSpot portalınıza bağlanır ve kurulum akışına yönlendirilirsiniz.

2. HubSpot Channel Kurulumunun Tamamlanması

Uygulama yüklendikten sonra SMS mesajlarının doğru inbox üzerinden yönlendirilmesi için channel kurulumu yapılmalıdır.

• Kurulum sonrası açılan setup ekranına devam ediniz.
• HubSpot Inbox ID bilgisini giriniz.
• Bir Channel Account adı belirleyiniz.
• Bağlı inbox numarası olarak kullanılacak Netgsm SMS numarasını giriniz.
• Formu kaydediniz.

Bu adım sonunda HubSpot custom channel hesabı oluşturulur ve SMS numarası portal ile eşleştirilir.

3. Uygulama Ayarları Sayfasının Açılması

HubSpot tarafındaki bağlantı tamamlandıktan sonra uygulama ayarları yapılmalıdır.

• HubSpot içinde Connected Apps sayfasına gidiniz
• Netgsm uygulamasına tıklayınız
• Settings sekmesini açınız
• Doğru portalın görüntülendiğini kontrol ediniz
• Bağlı SMS numarasının göründüğünü doğrulayınız

Bu adım sonrası uygulama Netgsm bağlantısı için hazır hale gelir.

4. Netgsm Hesabının Bağlanması

SMS gönderimi yapılabilmesi için Netgsm hesabının bağlanması gerekmektedir.

• Settings sayfasında Connect Netgsm butonuna tıklayınız
• Açılan Netgsm yetkilendirme penceresinde giriş yapınız
• Bağlantı isteğini onaylayınız
• Onay ekranı görünene kadar bekleyiniz
• HubSpot ayarlar sayfasına geri dönünüz

Bağlantı tamamlandığında uygulama Netgsm hesap bilgilerini okuyabilir hale gelir.

5. Netgsm Ayarlarının Kaydedilmesi

Netgsm hesabı bağlandıktan sonra SMS gönderimi için gerekli ayarlar tamamlanmalıdır.

• Netgsm hesabının bağlı göründüğünü kontrol ediniz
• Subscriber bilgisini kontrol ediniz
• Kullanmak istediğiniz gönderici adını seçiniz
• Gerekirse bağlı inbox numarasını doğrulayınız
• Save butonuna tıklayınız

Bu işlem sonrasında uygulama SMS gönderme ve alma işlemleri için hazır hale gelir.

6. Contact Görünümüne Netgsm SMS Kartının Eklenmesi

HubSpot contact kaydı üzerinden SMS gönderebilmek için uygulama kartının eklenmesi gerekmektedir.

• HubSpot içinde herhangi bir Contact kaydı açınız
• Customize butonuna tıklayınız
• Add Card seçeneğini seçiniz
• Card Library içinden Netgsm SMS kartını bulunuz
• Görünüme ekleyiniz
• Kaydedip sayfayı yenileyiniz

Bu işlem sonrası Netgsm SMS kartı contact ekranında görünür hale gelir.

Kullanım Senaryoları

1. Contact Üzerinden SMS Gönderme

• HubSpot içinde telefon numarası bulunan bir contact açınız
• Netgsm SMS kartını görüntüleyiniz
• Mesajınızı yazınız
• Send butonuna tıklayınız

SMS Netgsm üzerinden gönderilir ve ilgili conversation kaydına eklenir.

2. Gelen SMS Bildirimi

Bir kullanıcı SMS’e cevap verdiğinde mesaj otomatik olarak HubSpot Conversations alanına düşmektedir.

• Gelen SMS ilgili contact ile eşleştirilir
• Mesaj conversation thread içinde görüntülenir
• Tüm mesaj geçmişi aynı kayıt altında tutulur

3. SMS Geçmişinin Görüntülenmesi

Gönderilen ve alınan tüm SMS mesajları HubSpot içinde saklanmaktadır.

Mesaj kaydı içinde yer alan bilgiler;

• Gönderilen mesaj içeriği
• Gelen mesaj içeriği
• Gönderici numarası
• Alıcı numarası
• Tarih ve saat bilgisi
• Conversation geçmişi

Bu bilgiler sayesinde müşteri ile yapılan tüm SMS görüşmeleri CRM içinde izlenebilir.

Sonuç

Bu entegrasyon sayesinde Netgsm üzerinden yapılan tüm SMS iletişimleri HubSpot içinde merkezi olarak yönetilebilir hale gelmektedir. Doğru kurulum ve ayarlarla;

• Müşteri iletişimi tek panelden yönetilir
• Satış ve destek süreçleri hızlanır
• İletişim geçmişi kayıt altına alınır
• Operasyonel verimlilik artar
• Müşteri deneyimi iyileştirilir

Netgsm HubSpot Integration – Installation and Usage Guide

Purpose

The Netgsm – HubSpot integration enables sending SMS messages directly from HubSpot, receiving incoming SMS messages within HubSpot Conversations, and automatically matching message activity with related Contact records.

With this integration;

• SMS messages can be sent directly from HubSpot
• Incoming SMS messages are automatically routed to HubSpot Conversations
• Messages are matched with related Contact records
• All SMS history is stored centrally within the CRM
• Sales and support teams can manage communication from a single panel
• Customer interactions become trackable and reportable

Overview

When the integration is active, all incoming and outgoing SMS messages are processed through the Netgsm infrastructure and transferred to HubSpot.

The message flow works as follows:

If a match exists: The SMS message is logged under the existing Contact record as a conversation.

If no match exists: A new contact record is created using the phone number, and the message is associated with this new record.

Outgoing SMS messages are automatically written to the related contact’s conversation thread. Incoming replies are displayed within the same conversation flow. This ensures all SMS communication with customers can be tracked in one place.

Installation

1. Install the App from HubSpot

• Open the Netgsm app page from the HubSpot Marketplace
• Click the Install button
• Review the requested permissions
• Complete the HubSpot OAuth authorization step

After installation, the app will be connected to your HubSpot portal and you will be redirected to the setup flow.

2. Complete the HubSpot Channel Setup

After installing the app, channel configuration must be completed so SMS messages are routed to the correct inbox.

• Continue with the setup screen after installation
• Enter the HubSpot Inbox ID
• Enter a Channel Account Name
• Enter the Netgsm SMS number to be used as the connected inbox number
• Save the form

After this step, a HubSpot custom channel account is created and the SMS number is mapped to your portal.

3. Open the App Settings Page

After the HubSpot - side connection is completed, configure the application settings.

• Go to Connected Apps in HubSpot
• Click the Netgsm application
• Open the Settings tab
• Confirm the correct portal is displayed
• Verify that the connected SMS number is visible

The app is now ready for Netgsm authorization.

4. Connect Your Netgsm Account

To enable SMS sending, your Netgsm account must be connected.

• Click Connect Netgsm in the Settings page
• Sign in through the Netgsm authorization window
• Approve the connection request
• Wait for the confirmation screen
• Return to the HubSpot settings page

Once completed, the app will be able to read your Netgsm account details.

5. Save Netgsm Settings

After connecting your Netgsm account, complete the required SMS configuration.

• Confirm that the Netgsm account is shown as connected
• Review the subscriber information
• Select the sender name you want to use
• Confirm the connected inbox number if needed
• Click Save

After this step, the application is ready to send and receive SMS messages.

6. Add the Netgsm SMS Card to Contact View

To send SMS from contact records, the Netgsm app card must be added to the contact layout.

• Open any Contact record in HubSpot
• Click Customize
• Select Add Card
• Find the Netgsm SMS card in Card Library
• Add it to the layout
• Save and refresh the page

The Netgsm SMS card will now be visible in the contact view.

Usage Scenarios

1. Send SMS from Contact Record

• Open a contact with a valid phone number
• Locate the Netgsm SMS card
• Enter your message
• Click Send

The SMS will be sent via Netgsm and logged in the related conversation.

2. Incoming SMS Notification

When a user replies to an SMS, the message is automatically routed to HubSpot Conversations.

• Incoming SMS is matched with the related contact
• Message appears in the conversation thread
• Full message history is stored under the same record

3. Viewing SMS History

All sent and received SMS messages are stored in HubSpot.

Message records include:

• Outgoing message content
• Incoming message content
• Sender number
• Recipient number
• Date and time
• Conversation history

This allows all customer SMS communication to be tracked directly within the CRM.

Conclusion

With this integration, all SMS communications handled via Netgsm can be centrally managed inside HubSpot. With proper setup and configuration;

• Customer communication is managed from a single panel
• Sales and support processes are accelerated
• Communication history is recorded
• Operational efficiency increases
• Customer experience improves