Zoho CRM Netsantral Entegrasyonu - Kurulum ve Kullanım Kılavuzu 

Zoho CRM Nedir? 

Zoho CRM işletmelerin satışları patlatmasını, pazarlama süreçlerini otomatikleştirmesini ve müşteri memnuniyetini zirveye taşımasını sağlayan bulut tabanlı kapsamlı bir müşteri ilişkileri yönetimi platformudur. 

 Kullanım Amacı 

Netsantral ile Zoho CRM entegrasyonu, santral üzerinden gerçekleşen tüm çağrıların Zoho CRM'e otomatik olarak iletilmesini ve kullanıcıların çağrı sırasında CRM ekranı üzerinden ilgili kayda ulaşabilmesini sağlar. 

Bu entegrasyon sayesinde; 

• Zoho CRM sayfalarında webphone arayüzü üzerinden dahili kullanarak çağrı yapabilirsiniz. 

• Gelen çağrılarda screen pop-up (Ekran Bildirimleri) görüntülenir. 

• Numara CRM’de kayıtlı ise ilgili kayıt hızlıca açılabilir. 

• Numara CRM’de kayıtlı değilse yeni bir Potansiyel Müşteri (Lead) kaydı oluşturulabilir. 

• Tüm gelen / giden çağrılar CRM üzerinde izlenebilir hâle gelir. 

• Müşteri etkileşimleri şeffaf biçimde takip edilir ve raporlanır. 

• Operasyon ve satış süreçleri optimize edilerek hız ve verimlilik artırılır. 

Genel Bakış 

Entegrasyon aktif olduğunda Netsantral’deki her çağrı, Zoho CRM’e aktarılarak şu mantıkla işlenmektedir; 

Eşleşme Varsa: Çağrı, mevcut CRM kaydı altında Etkinlik (Activity) olarak işlenerek ilişkilendirilir. 

Eşleşme Yoksa: Arayan / aranan numara ile otomatik yeni bir Lead (Potansiyel Müşteri) kaydı oluşturulur ve çağrı bu yeni kayıtla ilişkilendirilir. 

Çağrı sonlandıktan sonraki 30 - 60 saniyelik CDR analizi sonrasında ses kaydı, çağrı yönü (Gelen / giden), görüşme süresi ve tarih / saat bilgisi tamamlanarak Zoho CRM’deki ilgili kayda düşmektedir. 

Kurulum 

1. Dahili Hazırlığı 

Zoho entegrasyonunun tarayıcı tabanlı (WebRTC) çalışması ve stabil olması için Netsantral dahillerinin bağlantı türünün ayarlanması gerekmektedir. 

• Webportal > Netsantral > Ayarlar > Dahili Listesi menüsüne gidiniz. 

• İlgili dahiliyi seçip Düzenle butonuna tıklayınız. 

• Gelişmiş Ayarlar sekmesinde Bağlantı Tipi seçeneğini WSS* olarak seçiniz. 

*Not: Bu işlem yapılmazsa Zoho tarafındaki telefon paneli (WebRTC Client) çalışmayacaktır. 

2. Eklentinin Zoho CRM’e Kurulması 

• Zoho CRM panelinde Marketplace > All bölümüne giriniz. 

• Arama yaparak "Netsantral" eklentisini bularak Install seçeneğine tıklayınız. 

• Açılan ekranda şu 2 kutucuğu işaretleyiniz; 

• I have agreed to the Terms of Service (Hizmet Şartları’nı kabul ediyorum.). 

• I authorize Netsantral CRM Extension to access and process my data as required (Zoho CRM için Netsantral’in verilerime erişmesine izin veriyorum.). 

• Install for all users (Tüm kullanıcılar için yükle) seçeneğini işaretleyip onaylayınız. 

3. Entegrasyonun Aktivasyonu ve İlk Telefon Kurulumu 

Kurulum tamamlandığında Zoho CRM arayüzünün alt panelinin sağında telefon simgesi görünmektedir. İlk kez bu telefon simgesine tıkladığınızda Dahili bilgilerinin (Numara / Şifre / Domain) girilmesi gereken bir pencere açılmaktadır. Bu adımda, Netsantral dahili numarası ile Zoho CRM kullanıcıları eşleştirilmektedir. 

 

• Bu bilgiler Webportal > Netsantral > Santral Bilgileri > Dahili Durumları menüsündeki bilgi ikonunda yer alır. 

• Bilgileri doğru şekilde doldurup kaydettiğinizde Zoho CRM’in tüm sayfalarında telefon arayüzü aktif hâle gelerek entegrasyon tam olarak çalışmaya başlamaktadır. 

 

Kullanım Senaryoları 

1. CRM Üzerinden Çağrı Başlatma (Click - to - Call) 

• Zoho CRM’de bir Lead veya Contact kaydını açınız. 

• Telefon numarasının yanındaki telefon ikonuna tıklayınız. 

• Dahiliniz çalar ve ahizeyi kaldırdığınızda çağrı otomatik olarak başlar. 

2. Gelen Çağrı Bildirimi (Screen Pop - up) 

Bir çağrı geldiğinde ekranın sağ alt köşesinde otomatik bir Pop - up bildirim açılmaktadır. 

Numara kayıtlı ise: Bildirime tıklayarak ilgili müşteri kartına anında yönlendirilirsiniz. 

Numara kayıtlı değilse: Yeni Lead oluşturma seçeneği sunulmaktadır. 

3. Çağrı Kayıtlarının Görüntülenmesi 

Görüşme bittikten sonra çağrı otomatik olarak ilgili kaydın Timeline (Zaman Çizelgesi) ve Activities (Etkinlikler) bölümlerine eklenmektedir. 

Kaydın içinde yer alan bilgiler: 

• Çağrı yönü (Gelen / Giden) 

• Tarih ve saat 

• Görüşme süresi 

• Ses kaydı bağlantısı 

• Çağrı ID’si 

Önemli Not: Çağrı ID’si içeren kaydı, CDR analizi tamamlanmadan (30 - 60 saniye) önce silmeyiniz. Bu notun silinmesi, ses kaydı ve yön bilgisi verilerinin Zoho CRM’e tam olarak aktarılmasını engelleyebilmektedir. 

4. Çağrı Transferi 

Zoho CRM telefon arayüzü üzerinden devam eden bir görüşme, başka bir temsilciye veya harici numaraya sorunsuz bir şekilde yönlendirilebilmektedir. Sistem, bu yönlendirme ve yönetim süreçlerini desteklemek amacıyla aynı anda 4 eş zamanlı hattın yönetilmesine olanak sağlamaktadır; 

Transfer Türleri: Kullanıcı, Kör Transfer (Doğrudan Aktarım) ve Katılımlı Transfer (Teyit Alarak Aktarım) seçeneklerini kullanabilmektedir. 

Hat Yönetimi: Hatlar arasında geçiş yapıldığında diğer hattaki aktif görüşme otomatik olarak beklemeye alınmakta arayüzde de kırmızı renk ile belirtilmektedir. 

Aynı anda tek bir hat aktif olabildiğinden, bu yapı katılımlı transfer sırasında ikinci bir görüşme başlatmayı ve çağrı trafiğini etkin biçimde yönetmeyi kolaylaştırmaktadır. 

Sonuç 

Bu entegrasyon sayesinde Netsantral’deki tüm müşteri etkileşimleri, Zoho CRM’e otomatik olarak işlenerek tek bir platformdan yönetilebilir hâle gelmektedir. Doğru kurulum ve ayarlarla; 

• Satış hızlanır. 

• Operasyon şeffaflaşır. 

• Müşteri memnuniyeti artar. 

• Tüm iletişim kayıtları merkezi olarak yönetilir.