Hubspot Entegrasyonu

Kullanım Amacı

Bu entegrasyonun amacı, Netsantral platformu üzerinden gerçekleştirilen çağrıların Hubspot CRM sistemi ile senkronize edilerek çağrı kayıtlarının ilgili müşteri ve kullanıcılarla eşleştirilmesidir. Bu sayede, Hubspot CRM’de kayıtlı kişiler (Contacts) ve kullanıcılar (Users) ile yapılan çağrılar ilişkilendirilir ve çağrılar sonlandıktan sonra tüm kayıtlar Hubspot platformu üzerinden incelenebilir. Böylece, müşteri etkileşimleri daha verimli bir şekilde takip edilerek, iş süreçlerinde şeffaflık sağlanır ve veri yönetimi optimize edilir.

Genel Bakış

Bu entegrasyon, santral sisteminizdeki gelen ve giden çağrıları Hubspot CRM’e otomatik olarak aktarır. Çağrı sırasında arama türüne göre (Gelen/Giden) işlenerek, aranan ve arayan telefon numaraları, Hubspot CRM’deki mevcut kullanıcı ve kişi kayıtlarıyla karşılaştırılır. Eşleşme durumunda, ilgili çağrı kaydı CRM sistemine eklenir ve kullanıcı arayüzü üzerinden izlenebilir hale gelir. Aranan/Arayan numara herhangi bir kişi kaydı ile eşleştirilmemesi halinde yeni bir kayıt açılır ve çağrı kaydı yeni oluşturulan kayıt ile ilişkilendirilir. Bu süreç, müşteri ilişkileri yönetimini kolaylaştırır ve tüm iletişim geçmişinin Hubspot platformunda tutulmasını sağlar.

İşleyiş

• Netsantral’de kayıtlı bir dahili çağrı başlatır veya gelen bir çağrıyı karşılar.
• Görüşme sonlandıktan hemen sonra, arayan ve aranan numaralar Hubspot CRM’de kayıtlı bilgilerle otomatik olarak eşleştirilir.
• Ses kaydı ve çağrı yönü (Gelen/Giden) bilgileri, çağrı kapandıktan sonra, yaklaşık 30-60 saniye süren CDR analizi sonrasında güncellenir.

Kurulum

1) Private App Oluşturulması/Düzenlenmesi

Hubspot CRM arayüzüne giriş yaptıktan sonra, öncelikle sol yan tarafta bulunan menüden Data Management / Integrations sayfasına, sonrasında sayfanın sol tarafında ki yan menüde bulunan Private Apps sayfasına girin.

Bir uygulama varsa detay sayfasına gidebilir, uygulama yoksa Create a private app butonuna tıklayarak yeni bir uygulama oluşturabilirsiniz.

Var olan bir uygulamayı düzenlemek istiyorsanız, uygulama sayfasına giriş yaptıktan sonra sağ üst köşede bulunan Edit app butonuna tıklayarak uygulamayı düzenleyebilirsiniz.

2) Yetkilendirme

Oluşturulan veya düzenlenen uygulamada Scopes sekmesine girerek entegrasyon sürecinde gerekli olan yetkileri işaretleyin. Yetki verme işlemi tamamlandıktan sonra sağ üst köşede bulunan Create App / Commit Changes butonuna basarak işlemi tamamlayın.

3) Kimlik Doğrulama

İzin işlemleri tamamladıktan sonra kurulumun Hubspot CRM arayüzünde ki son aşaması olan Access Token bilgisini almalısınız. Uygulamayı oluşturduktan sonra açılan düzenleme ekranında ki Auth sekmesinde bulunan Access Token değerini kopyalayın ve sonraki aşamada bahsedilecek olan alana kaydetmek için saklayın.

4) Entegrasyon Aktivasyonu

Kurulum aşamasının Netsantral tarafını tamamlamak için ilk olarak menüde bulunan Entegrasyonlar sayfasına girin. Açılan sayfasnın sağ üst tarafında bulunan Entegrasyonlar Listesi butonuna tıklayarak kullanabileceğiniz entegrasyonların listelendiği sayfaya ilerleyin. İlk kez kurulum yapacaksanız, entegrasyon henüz pasif durumda olduğu için sayfada görünmeyecektir. Sayfanın üst tarafından Pasif Entegrasyonlar sekmesine giderek Hubspot Entegrasyonunu bulun ve Aktif Et butonuna basarak entegrasyonu etkinleştirin.

Entegrasyonu aktif ettikten sonra açılan entegrasyon detay sayfasında, Hubspot arayüzünden almanız gereken Access Token değerini bu alana yazarak kaydedin.

5) Fonksiyon Oluşturma

İşlemleri tamamladıktan sonra Entegrasyonlar sayfasına giriş yaptığınızda Hubspot entegrasyonunu aktif olarak listeleyebilirsiniz. Bu aşamadan sonra çağrıları Hubspot CRM’e aktarılması için gerekli fonksiyonu tanımlamalıyız. Dokümantasyon başında belirtildiği üzere entegrasyon çağrının kapanma olayında çalışmaktadır. Bu nedenle her bir dahili için bir fonksiyon oluşturulmalı, oluşturulan fonksiyonlar dahililerin bildirim ayarlarında seçilmelidir.

Fonksiyon oluşturmak için Entegrasyonlar sayfasına giderek Hubspot entegrasyonunu bulun ve +Modül butonuna basarak listelenen fonksiyonlardan çağrı kaydını seçin.

Açılan pencerede oluşturacağınız fonksiyona izin verin. Daha sonrasında dahili bildirim ayarında fonksiyonu bu sayfada verdiğiniz isim ile bulabilirsiniz.

Fonksiyon oluşturduktan sonra açılan fonksiyon detay sayfasında 2 adet bilginin istendiğini göreceksiniz. Bu iki bilgiden birincisi dahili numarası, ikincisi ise bu dahilinin Hubspot CRM hizmetinizde hangi kullanıcı ile eşleştirileceğidir. Dahili numarasına yazdığınız değer çağrı kayıtlarında Arayan/Aranan numara olarak görüntülenecektir.

Bir diğer istenilen veri olarak Kullanıcı Hubspot ID değerini Hubspot CRM hizmetinizden almalısınız. Hubspot CRM arayüzüne giriş yaptıktan sonra sağ üst köşede bulunan çark simgesine tıklayarak Ayarlar (Settings) sayfasına girin. Yan menüde bulunan Users & Teams sayfasına giderek hizmetinizde kayıtlı kullanıcıları listeleyin. Fonksiyon ile eşleştirmek istediğiniz kullanıcının profil sayfasına giderek, tarayıcınızın adres çubuğunda bulunan KullanıcıID değerini kopyalayın. ID değerini aşağıdaki örnekte ki gibi elde edebilirsiniz.

Hubspot CRM hizmetinizden elde ettiğiniz ID değerini fonksiyon sayfasında ki ilgili alana yazdıktan sonra fonksiyonu kaydedebilirsiniz.

6) Dahili Bildirim Ayarı

Fonksiyonu kaydettikten sonra çağrı kayıtlarını aktarmak istediğiniz dahilide entegrasyonu aktif edebilmek için Ayarlar menüsünde bulunan Dahililer sayfasına ilerleyin. Entegrasyonu aktif etmek istediğiniz dahilinin düzenleme sayfasına giderek Bildirim Ayarları sekmesine geçin ve Çağrı Kapandığında Bildir seçeneğini işaretleyerek oluşturduğunuz fonksiyonu seçin. Oluşturulan tüm fonksiyonlar seçim kutusunda listelenecektir. Bu nedenle seçim esnasında doğru fonksiyonu seçtiğinizden emin olun. Zira farklı bir fonksiyonu seçmeniz halinde farklı bir entegrasyonu tetikleyebilir veya Hubspot’a ait farklı bir fonksiyonu tetikleyerek çağrıların farklı kullanıcılar ile ilişkilendirilmesine neden olabilirsiniz.

Yapılan bu işlem ile birlikte entegrasyon kurulum süreci tamamlanmış olacaktır. Bu aşamadan sonra yeni dahililere bildirim eklemek istediğinizde yeni bir fonksiyon açarak bildirim ayarlarından seçmeniz yeterli olacaktır.

Test Aşaması

Entegrasyon için gerekli kurulum aşamaları tamamlandıktan sonra test sürecine başlayabiliriz.

• Netsipp ile dahiliye kayıt olun.
• Giden arama testi için numara tuşlayarak çağrı başlatın.
• Ses kaydını test edebilmek için bir süre konuştuktan sonra çağrıyı sonlandırın.
• Hubspot CRM arayüzüne girerek menüde bulunan CRM menüsü altında ki Contact sayfasını açın.
• Aradığınız numara Hubspot hizmetinizde kayıtlı bir Contact’a ait bir numara ise çağrı kaydını Contact’ın profil sayfasında görüntüleyebilirsiniz. Eğer numara var kayıtlı olmayan bir Contact’a ait ise oluşturulan yeni kaydı New Contact adı ile bulabilirsiniz.
• Contact profil sayfasına girdiğinizde Activity ve Calls sekmelerinde yapılan arama kaydını görebilirsiniz.
• Arama kaydına ilk baktığınızda ses kaydı ve çağrı yönü görüntülenmeyebilir. Bu durum dokümantasyonun ilk kısımlarında bahsedildiği üzere CDR Analizi tamamlandıktan sonra güncellenecektir.
• Yaklaşık 30-60 saniye bekledikten sonra sayfayı yenilediğinizde Direction ve Recording alanlarında yön ve ses kaydı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.

Not: Çağrı kaydının detayını görüntülediğinizde açıklama bölümünde sip5-xxx.xxx formatı ile bir Çağrı ID olduğunu görebilirsiniz. Bu notu CDR Analizi tamamlanana kadar silmeyin. Bu notun silinmesi halinde ses kaydı ve yön bilgisi verileri aktarılamayacaktır.

Not: Yukarıdaki senaryonun tamamı gelen aramalar için de aynıdır.

Sonuç

Bu entegrasyon ile Netsantral platformunuzda gerçekleştirilen tüm çağrılar, Hubspot CRM ile sorunsuz bir şekilde senkronize edilerek müşteri ve kullanıcılarınızla olan etkileşimlerinizin tam bir görünümünü sunar. Bu süreç, hem müşteri ilişkileri yönetimini kolaylaştırır hem de iş süreçlerinizi daha verimli hale getirir. Tüm çağrı kayıtlarının merkezi bir CRM platformunda tutulması, müşteri hizmetlerinin kalitesini artırır ve müşteri memnuniyetini geliştirir.

Entegrasyonun doğru şekilde yapılandırılması ve kullanılması, işletmenizin veri yönetimini optimize ederken, müşteri etkileşimlerinin de şeffaf ve izlenebilir olmasını sağlar. Herhangi bir sorunla karşılaşmanız durumunda, bu dokümantasyonda belirtilen hata çözüm önerilerine başvurabilir veya teknik destek alabilirsiniz.

Entegrasyonun başarısı, doğru yapılandırmaya ve işletmenizin ihtiyaçlarına uygun ayarların yapılmasına bağlıdır. Daha fazla bilgi veya özelleştirme talepleri için teknik ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.