Netasistan 3 farklı kullanıcı tipi bulunmaktadır. Kullanıcı, Yönetici ve Takım Lideri olan bu kullanıcı tipleri hakkında bilgi verecek olursak;* Yönetici, sistemde genel konfigürasyonu sağlayan, tüm sistem özellikleri ve raporlara erişebilen, hesap ve kullanıcı ayarlarını yönetebilen, çağrı özelliğini kullanmayan, sisteme sadece webportaldan giriş yapabilen, sistemin sahibi konumunda bulunan ve Netasistan ‘ ın satın almasını yapan hizmet paketlerini ve süresini takip eden ve Netgsm ile sistem bağlantısı yöneten kullanıcı tipidir.* Takım Lideri, yöneticinin kullanıcı ekranından yetkilendirmesi ile, çağrı izleme ekranına erişim sağlayabilen, mola raporlarında tüm kullanıcıları izleyebilen, kullanıcılardan daha yetkili durumda bulunan kullanıcı tipidir.* Kullanıcı, yöneticinin hesap ayarları ile manuel oluşturduğu, webphone dahil olmak üzere yetkilendirildiği özellikleri kullanabilen, Netasistan genel işlemlerini aktif olarak kullanan kullanıcı tipidir.

Kullanıcıların müşteriler ile ilgili belirli bir sorun veya mevcut durum hakkında açtıkları destek kayıtlarıdır.Netasistan'da açılan ticketlar önceliklendirilebilir, kategori edilebilir ve belirlenen ilgili kişi veya takımlara ataması yapılabilmektedir.

Sistem arayüzünde sağ üstteki Yeni > Ticket ile ticket oluşturabilirsiniz. Eğer Netasistan'ı Plus(ücretli) paket olarak kullanıyorsanız çağrı aldığınızda arayan numara rehberinizde kayıtlı ise otomatik olarak Yeni Ticket formu aktif olacaktır.(Bu özellik için Webphone özelliğinin aktif olması gerekmez.) Böylece hızlı bir şekilde görüştüğünüz kişi için ticket kaydı oluşturabilirsiniz.Yeni Ticket oluştururken Kişi alanına rehberinizde kayıtlı bir kişiyi seçerek devam etmelisiniz. (Zorunlu Alan)Etiket alanı ise oluşturduğunuz ticket kaydını sınıflandırmak için tasarlanmıştır. Hızlı bir şekilde ticketı tanımlayacak ifadeler ekleyebilirsiniz.(Zorunlu Alan)Konu alanı ticketın konusunu belirtmektedir.(Zorunlu Alan)Açıklama alanı ticketa dair detayların eklenebileceği kısımdır.(Zorunlu Alan)Öncelik alanında düşük , normal veya yüksek alanlarından birini seçerek ticket ın öncelik durmunu belirleyebilirsiniz.Durum alanında yeni , açık , bekliyor ve kapalı alanlarından birini seçerek ticket ın durumunu belirleyebilirsinizAtama alanında oluşturduğunuz ticketı kendinize , diğer kullanıcılara veya genel atama ile herkese atayabilirsiniz. Belirli bir kişiye atanan ticket kaydını sadece o görebilcektir. Yönetici ise bütün ticket kayıtlarını görebilmektedir.Kişiler için oluşturulan ticketların tamamı bağlı olduğu firma sayfasında listelenmektedir.

Netasistan’da oluşturulan ticketların isteğe bağlı tüm kişilere veya belirlenen kişilere ataması yapılabildiği gibi, oluşturulan takımlara da ataması yapılabilmektedir.Örneğin; oluşturulan bir ticket ile satın alma biriminin ilgilenilmesi istendiğinde, satın alma biriminde bulunan personellerin dahil olduğu bir takım oluşturularak, ilgili ticket sadece bu takıma atanabilmektedir.

Sistem arayüzünde sağ üstteki Yeni > Kişi / Firma butonu ile açılan pencerede Yeni Kişi veya Firma ekleyebilirsiniz.Eğer Netasistan'ı Plus (ücretli) paket olarak kullanıyorsanız çağrı aldığınızda arayan numara rehberinizde kayıtlı değilse Yeni Kişi penceresi otomatik açılır ve numara alanı arayan kişinin numarası ile doldurulur. Böylece hızlı bir şekilde arayan kişiyi kaydedebilir ve sonrasında Ticket oluşturabilirsiniz.Yeni Kişi eklerken Ad ve Soyad alanları zorunludur. Kişileri iletişim bilgileri olmadanda tanımlayabilirsiniz. Eğer yeni ekleyeceğiniz kişiyi bir firma ile ilişkilendirmek istiyorsanız Firma alanında daha önceden eklediğiniz firmayı arayıp seçebilirsiniz. Eğer yeni bir Firma eklemek istiyorsanız Firma alanındaki "+" butonuna tıklayabilirsiniz. Butona tıkladığınızda Yeni Firma penceresine geçecektir. Burada hızlı bir şekilde Firmanızı ekleyip Yeni Kişi eklemeye kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.Yeni Kişi ve Yeni Firma alanlarında alt kısımda Ek Alanlar bulunmaktadır. Bu alanlara tıklayarak önceden tanımlanan kişi veya firma formunu görebilirsiniz.(Bu formları Yönetici düzenleyebilir)Kişiyi kaydettikten sonra sistem otomatik olarak varsa daha önceki çağrıları ve SMS ile otomatik oluşturulan ticketları numara ile eşleştirir.

Netasistan Rehber yapısında standart rehber alanları bulunmaktadır. ( Ad, Soyad, Telefon vs.) Firmalar kendi sektörlerine uygun rehberleri, belirledikleri rehber alanları ile oluşturabilmektedirler.Örneğin, bir doktor muayanesi için kişi rehberinde en önemli alanlar - Hastanın kullandığı ilaçlar, - Hastanın Yaşı, - Hastanın kronik rahatsızlığı vb. dir. Bu durumda Yönetici dinamik alanlar ile kendisine özel rehber dizaynı yapabilmektedir.

Firmalara veya kişilere özel rehber oluşturulurken, tek tek kayıt yapmak yerine oluşturulan listeyi Netasistan'a yükleyerek birçok kişi aynı anda rehbere eklenebilmektedir. Bunun için Netasistan içerisinde "örnek excel formatı" indirilerek, ilgili formata uygun dosya hazırlamak ve Netasistan'a yüklemek yeterlidir. Toplu Rehber aktarımı ile standart rehber alanları ile birlikte oluşturulan dinamik alanlar içinde veriler aktarılabilmektedir.

Netasistan rehber oluşturma işlemlerinde toplu rehber aktarımında sorun yaşandığında örneğin; yanlış listenin yüklendiği ancak verilerin silinmesi gerektiği durumlarda Netgsm Çağrı Merkezi ile iletişime geçilmelidir.

Netasistan’da gelen giden arama yapabilmek için ekstra bir softphone kullanılmasına gerek yoktur. Webphone özelliği satın alınarak, numaranıza gelen giden aramaları Netasistan içerisinde bulunan webphone üzerinden gerçekleştirilebilirsiniz. Ancak webphone satın alınmadığı durumda dışarıdan kullanılan bir softphone (Örneğin; Netsipp vb.) ile gelen-giden arama yapılabilmektedir.

Netasistan'da çağrı geldiğinde müşteri kartının otomatik açılması için oluşturulan kullanıcılara Netsantral’de oluşturulmuş dahililerin ataması yapılmalıdır.Kullanıcı dahili ile eşleştirildiği durumda gelen tüm çağrılarda müşteri kartı ve yeni müşteri kartı otomatik açılmaktadır.

Webphone üzerinde çağrı aktarma işlemini iki farklı yolla yapabilirsiniz.Görüşme devam ederken Aktar( ) butonuna tıklayıp aktarmak istediğiniz numaraya aktarma işlemi yapabilirsiniz.(Blind Call Transfer)Görüşme devam ederken aktif çağrıyı beklemeye alıp yeni çağrı başlatabilirsiniz. İkinci çağrı devam ederken aktar butonuna basarak çağrı transfer işlemini gerçekleştirebilirsiniz. (Attended Call Transfer)

Netasistan’da webphone satın alınması ile ilgili herhangi bir sınır bulunmamaktadır. Netasistan Plus paket satın alınarak istenilen webphone adeti manuel seçilebilmektedir. Netasistan Webphone ve Plus paket hakkında bilgi için https://www.netasistan.com/#fiyatlar tıklayınız.

Netasistan’da yönetici ve takım liderlerinin kullanıcıların, kullanıcıların ise sadece kendilerinin gerçekleştirdiği mola sürelerini başlangıç ve bitiş tarihi belirleyerek incelenebilen mola özet raporu yer almaktadır. Ayrıca kullanıcılar anasayfalarında kendilerinin günlük mola durumlarını görebilecekleri bir tabloya sahiptirler. Bu tablo günlük yenilenmekte olup, mola durumları anlık listelenmektedir.

Kullanıcı, kişi ile görüşmesini sonlandırdığında, kişinin müşteri kartında işlem yapmaya devam etmesi durumunda kullanıcı otomatik olarak işlemde molasına alınmakta ve kendisine çağrı düşmesi engellenmektedir. Kullanıcı işlemlerini tamamlayarak, müşteri kartından çıktığında işlemde molası otomatik sonlandırılır ve kullanıcıya çağrı düşmesi sağlanmaktadır. Kullanıcı işlemde molasını manuel sonlandırabilir.Kullanıcılarda “İşlemde Molası”özelliği aktif-pasif edilebilmektedir. İlgili özellik kullanılmak istenmezse istenilen kullanıcıdan pasif edilebilmektedir.

1- Netasistan –-> Netsantral Entegrasyonu ile Netasistan üzerinden Netsantral özellikleri aktif kullanılabilmektedir.

Kullanılan özellikler,Santralden Çağrı Başlatma -> Kullanıcı webphone veya herhangi bir softphoneda aktif (register) olmadığında, Müşteri Kartı arama bölümünden kişiye direkt çağrı başlatılabilmektedir. Netsantral entegrasyonu ile çağrı ilk olarak kullanıcının dahilisine düşmekte ve kullanıcı aktifliği otomatik sağlanarak tek tuş ile kişiye çağrı başlatılabilmektedir.Çağrı Dinleme -> Kullanıcıların, kişiler ile yaptıkları görüşmeler kayıt altına alınmakta ve ilgili ses kayıtları kişiler ile eşleştirilerek Netasistan görüşme kayıtları ekranından dinlenebilmektedir.Otomatik Arama Listesine Ekleme -> Netsantral’de oluşturulan Otomatik Arama Listesine Netasistan üzerinden kişi eklenebilmektedir.Şöyle ki, Netasistan’dan bir müşteri ile görüşüldüğünde ve müşteri daha sonra aranması üzerine bir talep bıraktı ğında, müşterinin kişi kartından anlık olarak otomatik arama listesine tarih ve saat bazlı ekleme yapılabilir ve müşterinin daha sonra otomatik olarak aranması sağlanabilmektedir.Çağrı İzleme ve Gelen Çağrı Analizi -> Kullanıcıların görüşmede olup olmadığı, mola durumları ile müsaitlik durumları çağrı izleme ekranından anlık izlenebilmektedir. Netsantral çağrı analizi ile hangi dahilinin ve departmanın gelen – giden çağrı verileri gösterilmektedir. Kuyrukta bekleyen çağrı durumları anlık izlenebilmekte çağrı merkezi yöneticilerinin ekiplerinin verimliliğini incelemesinde, belirlenen hedeflerin ölçülebilmesinde basit veri analiz imkanı sağlayan Çağrı İzleme Ekranı ile yöneticilerin çağrı merkezi hakkında bilgi alma süresini saatlerden saniyeye düşürmektedir.

2- Netsantral –-> Netasistan Entegrasyonu ile Netsantral üzerinden Netasistan’da kullanabilecek özellikler aktif edilerek, arayana özel fonksiyonlar eklenebilir.

Kullanılan Özellikler:Müşteri Tanı –> Arayan kişinin bilgilerinin Netasistan rehberden kontrol edilerek, rehberde kayıtlı olması durumunda arayan kişiyi ad-soyad bilgisi ile karşılayabiliriz.Örneğin; santralinizi 0555 555 55 55 numaralı kişi aradığında bu kişi Mehmet Aydın olarak Netasistan rehberimizde kayıtlı ise kişiyi “Merhaba Mehmet Aydın” özel hitabı ile karşılayarak departmana yönlendirilmesi sağlanabilir.Bunun için Netsantral üzerinden Netasistan entegrasyonunun aktif edilerek, Müşteri Tanı modülünün oluşturulması gerekmektedir.IVR ile Ticket Kartı Açma –> Arayan kişiye, IVR tuşlaması yaptırarak Netasistan’da otomatik ticket açılması sağlanabilmektedir.Örneğin; cihaz arızaları ile ilgili firmanızda mesai saati dışında santralinizi arayan kişiye “Merhaba, arıza kaydı oluşturmak için lütfen 1’i tuşlayınız” anonsu sunularak, kişi 1’i tuşladığında Netasistan’da “0555 555 55 55 11.06.2020 ‘de arıza kaydı oluşturmuştur.” Açıklaması ile otomatik ticket oluşturulabilir.Bunun için Netsantral üzerinden Netasistan entegrasyonunun aktif edilerek, Ticket kartı açma (IVR fonksiyonu) modülünün oluşturulması gerekmektedir.Bildirim Fonskiyonu Ticket Kartı Açma –> Arayan kişinin, arama sırasında hangi işlemleri yaptığı takip edilerek,kişi hakkında Netasistan’da otomatik ticket açılması işlemi yapılabilir.Örneğin; santralinizi arayan kişinin kuyrukta beklerken kuyruğu terk etmesi durumunda geri dönüş sunulabilmesi için “0555 555 55 55 numarası 11.06.2020 tarihinde kuyrukta beklerken kuyruğu terk etmiştir. Müşterimiz ile Lütfen tekrar iletişime geçiniz.” Açıklaması ile Netasistan’da otomatik ticket açılarak kuyruğu terk eden müşterileriniz ile tekrar iletişime geçmesini sağlayabilirsiniz.Bunun için Netsantral üzerinden Netasistan entegrasyonunun aktif edilerek, Ticket kartı açma (Bildirim fonksiyonu) modülünün oluşturulması gerekmektedir.

Netasistan aktif edildiğinde, sistemde tanımlı abone numarasına gelen SMS’ler otomatik ticket olarak açılmaktadır.Mail entegrasyonu ise Yönetici tarafından Ayarlar> Hesap Ayarları >Mail alanında eklenmek istenen mail adresinin bilgileri ile entegre edilebilmektedir.Entegrasyon sonrası tanımlanan mail adresine yeni bir mail geldiğinde Netasistan’da ticket olarak açılmakta ve yanıt mekanizması Netasistan üzerinden yönetilebilmektedir. SMS ve Mail entegrasyonunda, herhangi bir ek ücret bulunmamaktadırNetasistan'ı Plus (ücretli) paket olarak kullanıyorsanız ve Netsantral hizmetinden de faydalanıyorsanız çağrı sayfasından çağrı detaylarını görüntüleyebilir varsa ses kayıtlarını dinleyebilirsiniz. Ayrıca Kişi Detay sayfasında da o kişiye ait yapılan görüşmeler listelenmektedir.

Yönetici Hesap Ayarları > Mail alanından eklenmek istenen mailin bilgilerini ( IMAP Domain, IMAP Port , SMTP Domain, SMTP Port, kullanıcı adı ve şifre ) sisteme ekleyerek ilgili mail adresine gelen maillerin otomatik ticket açılması sağlanabilmektedir.

Netasistan ile farklı yazılımlar entegre edilerek kullanılabilmektedir.Örneğin, hastane randevu sistemi ile entegre edilerek hastanelerden alınacak randevuların Netasistan üzerinden alınabilmesi ve alınan randevuların iptal edilebilmesi böylece müşteri yönetimi ve iletişiminin tek kanaldan yapılabilmesi sağlanabilmektedir.