6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; bilgileri işlenen ilgili kişilere bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi edinme hakkı tanımakta ve bu hususları, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ele almaktadır. Yani, ilgili kişi kişisel verisinin işlendiği her durumda aydınlatılmalıdır.
Bu yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için Netgsm olarak Netsantral hizmetimizde çeşitli değişilik ve yeniliklere yer vermekteyiz.
- Görüşme ses kayıtlarının FTP sunucusunda depolanabilmesi
Netsantral’de yapılan görüşmelere ait ses kayıtları “Santral Görüşme Kaydı” paketinin satın alınması dahilinde KVKK’ya uygun olarak 2 ay saklanabilmektedir. Ses dosyalarının daha uzun süreli kayıt altında tutulabilmesi için Google Drive, Amazon S3 seçenekleri geliştirilmiştir. Ancak KVKK kapsamında ses kayıtlarının yurt dışı sunucularında saklanması yasaklanmış olup, Netsantral’de ses kayıtlarının müşterilerin kendi FTP sunucularında depolanabilmesi için geliştirme yapılmıştır.
Ses dosyalarının FTP sunucularında depolanabilmesi için ;
Netsantral arayüzünden > Ayarlar > Genel Ayarlar > Ses Kaydı Saklama Hizmeti alanından > FTP seçeneği seçilmelidir. Bu alanda Kullanıcı Adı ve şifre otomatik gelmekte olup, FTP sunucu bilgileri kayıt edilmelidir.
2.Karşılama Anonsu, İnteraktif SMS ve IVR ile KVKK Aydınlatma Metni Sunulması
Müşteri hizmetlerinizi veya şirketinizi arayan kişilere ilgili departmana bağlanıldığında veya departmana henüz bağlanmadan sunulabilen anons özelliği ile KVKK aydınlatma metni dinletilebilmektedir.
-Karşılama Anonsu-
Şöyle ki; gelen çağrılar direkt anons özelliğine yönlendirilerek, KVKK aydınlatma metni hazırladığınız şekilde okutulur ve arayana ilgili departmana yönlendirilmeden önce KVKK hakkında bilgi edinme hakkını sunmuş olursunuz.
–Departmanda Anons Sunulması–
Müşterilerinizin, anons verilmeden direkt departmana bağlanması tercih edilir ise KVKK açık rıza anonsunun departmana bağlandığında sunulması sağlanabilmektedir.
-İnteraktif SMS ile KVKK Aydınlatma Metni Sunulması-
KVKK aydınlatma metninin içerik olarak uzun olması nedeniyle zaman kaybının engellenmesi istendiğinde ise hazırlanabilen interaktif SMS özelliği ile santraliniz arandığında arayana KVKK aydınlatma metnini veya metnin bulunduğu linki SMS olarak iletebilirsiniz.
Gelen çağrılarınızı İnteraktif SMS özelliğine yönlendirdiğinizde, arayan departmana bağlanmadan önce KVKK açık rıza metnini SMS olarak almakta ve ilgili departmana bu işlemden sonra bağlanabilmektedir.
-IVR Tuşlaması ile Aydınlatma Metni Sunulması-
Netsantral’de KVKK açık rıza metninin arayana IVR tuşlaması ile sunmak mümkündür. Şöyle ki; santral arandığında hazırlanan KVKK aydınlatma anonsunu dinlemek için kişinin tuşlama yapması beklenmektedir. Kişi, ilgili tuşlamayı yapması durumunda açık rıza anonsu verilebilmektedir.
3.Açık rıza alınmasının ispat yükümlülüğünün sağlanması
KVKK gereğince açık rızanın yazılı olarak alınması mecburi değildir. Santralinizin sunduğu olanakları kullanarak, kişiye bilgi edinme hakkı sunabilirsiniz. Bu durumda ise KVKK aydınlatma metni sunulması ispat yükümlülüğü veri sorumlusuna aittir.
Netsantral’de sağlanan görüşmelerde ses kayıtları sunulan anons bilgileri ile birlikte kayıt altında tutulmaktadır. Arayana, açık rıza anonsu dinletildiğinde saklanan ses dosyalarında sunmuş olduğunuz açık rıza anonsu da yer aldığından, görüşme ses kaydı ispat amaçlı kullanılabilir.
Netsantral’de görüşmelere ait bilgiler ve ses kayıtları “Görüşme Detayları” ekranında listelenmektedir.
Görüşmelere ait ses dosyaları bu ekrandan indirilir veya indirmeden direkt dinlenebilmektedir.
Netsantral’de “Santral Görüşme Kaydı“ paketi satın alınmış olan abonelerin departmanlarında yapılan görüşmelere ait ses kayıtlarının tümü otomatik olarak kayıt altına alınmakta ve görüşme detayları ekranından dinlenebilmektedir. Santraliniz kurulurken amacınıza uygun olarak oluşturulan dahililerde istenirse ses kayıtlarının alınmaması da sağlanabilmektedir.
Bunun için;
Dahili ekranında Gelişmiş Ayarlar menüsünde Ses kaydı alınsın mı? Özelliği pasif edilmelidir. Bu durumda ilgili dahilinin sağladığı görüşmelere ait ses kayıtları tutulmamaktadır. Buradaki amaç, dahilileriniz kurulurken, hangi dahilinin hangi amaca hizmet edeceği şekillendirilebilir ve görüşmelere ait detaylar korunabilmektedir.
4.Netsantral’de abone bilgi güvenliğinin sağlanması
Netgsm olarak abonelerimizin santrallerinde yapmış oldukları tüm görüşme detayları, istatistiksel bilgiler ve analizler, otomatik aramalar listelerine ait telefon numaraları tarafımıza kısıtlamalı şekilde gösterilmektedir. Netgsm çalışanları olarak hiçbir abonenin görüşmelerine ait ses kayıtları tarafımızca dinlenememekte, indirilememekte ve excel olarak doküm alınanamaktadır.
